Zápis z výborové schůze 4. dubna 2009
Datum: 4. 4. 2009, 17:00 – 20:00 hodin
Místo: Poděbrady
Zapsal: Radek Kryštof
Přítomni: Zdeněk Šoula – Prezident, Viktor Šorf – Viceprezident, Radek Kryštof – Secretary, Ivoš Bruža – Treasurer, Karel Štarman – Road Captain, Miloš Moskva – Road Captain, Zdeněk Rohlíček – revizní komise, Zoja Čudová – revizní komise
Dne 4. dubna 2009 proběhla výborová schůze H‑DCM.
Program:
1. Úvod – president Zdeněk Šoula informoval členy výboru o důležitých moto akcích v nejbližší době, zejména o 1. Euro Bike – ATC Pasohlávky. Na akci je obrovský rozpočet, plánovaný super bohatý program a odhad na 6 až 10 000 návštěvníků, máme tam svůj stan H‑DCM, vlastní klubový azyl na této akci, která se koná ve dnech 14. – 17. 5. 2009!
2. 1. Míle H‑DCM 1. – 3. 5. 2009 – plán zůstává v platnosti, tedy pátek příjezd, oběd, odpoledne odjezd do Laa – termální lázně, večer ochutnávka vín a cimbálovka v Dyjákovicích V sobotu výlet do Vídně, společenský večer s hudbou v Dyjákovicích. Neděle odjezd.
3. Moravský Krumlov 7. 5. 2009 – Karel Štarman má na starosti účast našich motorkářů na vítání léta v Moravském Krumlově, dle info na našem webu H‑DCM. Sekretář klubu, Radek Kryštof rozešle hromadnou sms všem členům, že po účasti v Moravském Krumlově je možno jet do Dyjákovic, přespat a následně odjet na akci Harley Days Vídeň, „viz kalendář akcí na webových stránkách H‑DCM“!
4. Super Rally 28. 5. – 1. 6. 2009 – zajišťuje Ivoš Bruža.
Organizace cesty již zajištěna. President poskytuje na tuto cestu auto s řidičem, které poveze veškeré potřebné vybavení pro pobyt našich členů ve Finsku, tedy stany, lavice, topení apod. Platby trajektů zajištěny. Výbor odsouhlasil (6 hlasů) proplacení poloviny cestovních nákladů na toto doprovodné vozidlo (lodní lístky, benzín), druhá polovina se rozpočítá mezi všechny účastníky cesty. Nepřímé náklady hradí jako sponzoring president klubu!
5.Hlavní letní sraz H‑DCM – Letovice 26. – 28. 6. 2009
Již proběhla jednání se starostou obce Letovice, zatím vše vypadá dle našich požadavků. Karel Štarman je pověřen zajištěním a organizací vyjížďky na hrad Svojanov s prohlídkou hradu, (s možným obědem přímo na místě), včetně programu…nebo změna s jídlem v Letovicích…! Rozhodnutí, která z těchto variant oběda bude platná musíme rozhodnout na příští výborové schůzi. Je nutno promyslet a připravit kompletní program obou dnů tohoto srazu! Prezident a viceprezident zajistí veškeré hudební produkce a ozvučení akce. Doprovodný program má na starosti Karel Štarman, vše s bezpečnostním zajištěním akce zajistí sekretář, Zoja Čudová zajistí prodej veškerého klubového sortimentu suvenýrů a zboží!
Zápisy z výborových schůzí zašle sekretář všem členům výboru na jejich
e-mailové adresy.
6. Všeobecné požadavky na pořádání a organizaci vlastních klubových akcí!
H‑DCM pořádá čtyři akce pro veřejnost v roce. Hlavní Sraz, Wineland Rally, Boskovice a Santa Claus Party.
– potřeba zajištění propagace vlastních akcí, tvorba veškeré reklamy a její umístění, výroby reklamních plakátů a tiskovin, včetně jejich distribuce organizuje a zajišťuje prezident
– výbor odsouhlasil grafickou a DTP přípravu, zpracování a výrobu včetně tisku cca 100ks na každou akci (vždy dle aktuální potřeby)
– sekretář zajistí webovou prezentaci našich akcí a pozvání účastníků
– Internet + HotInfo + skryté info pouze pro členy bude publikovat na web sekretář
– mediální propagace – sekretář z titulu sekretáře klubu
– výbor a posléze realizační tým akce zajistí registracemi aktualizaci databáze lidí v návaznosti na RALLY PACKY (RP)
– výbor navrhl výrobu kvalitních triček s atraktivní grafikou pro sebe a na omezený prodej
– návrh obsahu RP: odznaky (400ks Hlavní Sraz, 400ks Wineland Rally)
samolepky cca 6×6 (návrh podá prezident):
(500ks Hlavní Sraz, 500ks Wineland Rally, 500ks Boskovice)
(200ks Santa Claus Party) + malé samolepky na motorky
ručníky (400ks Hlavní Sraz, 400ks Wineland Rally)
případné reklamní předměty sponzorů
– výbor zajistí analýzu stanovení výše vstupného, které bude vybírat realizační tým akce
– meeting organizačního týmu akce 3 týdny před konáním akce,
pro letošní Hlavní Sraz (HS) formou výjezdního zasedání výboru klubu 5. 6. 2009 v 16.00 hod. v areálu Hotelu Koupaliště v Letovicích.
– výbor upřesní pro realizační tým systémová opatření v organizaci akce, včetně pásků na ruce a nálepek na motorky
– prezident zajistí organizaci ubytování přihlášených lidí na Hlavní Sraz v Letovicích i na Wineland Rally v Dyjákovicích
– catering pro oba dva dny Hlavního Srazu zajišťuje majitel areálu Hotel Koupaliště
– všichni členové výboru v kooperaci s ostatními členy klubu se pokusí hledat všechny možné formy sponzorské spolupráce. Sekretář vyzve všechny členy klubu k hledání sponzorské spolupráce, pokladník podá návrhy na způsoby vyúčtování sponzorských darů a možnosti jejich daňového odpočtu, viceprezident Viktor Šorf jako sponzoring zajistí páteční hudební produkci!
– výbor klubu rozhodl, že součástí programu Hlavního srazu bude tombola, a proto vyzývá všechny členy klubu, aby se pokusili dodat co největší množství dárků a cen do tomboly, pokladník klubu Ivoš Bruža si bere na starost zajištění tomboly HS.
– párty stany (zajistí majitel areálu Hotelu Koupaliště)
Zajištění vlastní akce HS H‑DCM v Letovicích
– výbor na základě analýzy organizace loňského srazu a po zkušenostech s organizací motosrazů určí požadavky na bezpečnostní zajištění Hlavního Srazu, včetně množství osob pro bezpečnostní tým akce, vedením security sekce pověřuje sekretáře klubu
– sekretář společně s prezidentem zajistí výběr, umístění a organizaci stánkového prodeje vybraného sortimentu zboží
– výbor odsouhlasil organizaci vyjížďky Hlavního Srazu z časových důvodů bez povolení magistrátu
– výbor odsouhlasil 3 vystoupení jednoho erotického bloku na pátek i sobotu v celkové hodnotě cca 15 000Kč
Vstupenky, security, prodej bankovek a celková příprava akce se doladí na výjezdním zasedání výboru dne 5. 6. 2009 po návratu členů výboru z Finska!
O možnosti erotické obsluhy rozhodneme na příští výborové schůzi, která se koná v termínu 1. 5. 2009.
Výbor děkuje pokladníkovi, Ivoši Bružovi, že zasponzoruje pro membery v počtu cca 30ks exkluzivní trička v hodnotě cca 800Kč!
Výbor klubu díky špatné spolupráci s cestovní kanceláří nezajišťuje organizaci cesty na Sturgis!
Zájemci se musí angažovat sami.
ÚKOLY:
Zdeněk Šoula:
– zajištění hudební produkce HS H‑DCM Letovice
– zajistí organizaci ubytování přihlášených lidí na Hlavní Sraz v Letovicích i na Wineland Rally
v Dyjákovicích
– zajistí výběr, umístění a organizaci stánkového prodeje vybraného sortimentu zboží na akci
HS H‑DCM v Letovicích
Viktor Šorf:
– zajištění hudební produkce HS H‑DCM Letovice
– jako sponzoring akce HS H‑DCM v Letovicích zajistí a uhradí veškeré páteční hudební produkce
– zajistí vystoupení cimbálové skupiny na 1. Míli v Dyjákovicích
Radek Kryštof:
– Harley Days: odeslání hromadné sms o možnosti ubytování v Dyjákovicích a akci ve ve Vídni
– bezpečnostní zajištění HS H‑DCM Letovice
– rozesílání pozvánek na plánované akce ostatním klubům
– odeslat zápisy z výborových schůzí všem členům výboru na jejich mailové adresy
– mediální propagace
– zaškolení pro publikování Informací na webu H‑DCM 15. – 16. 4. 2009 v Brně
– Internet + HotInfo + skryté info pouze pro členy bude publikovat na web
– zajistí výběr, umístění a organizaci stánkového prodeje vybraného sortimentu zboží (viz HS)
Ivoš Bruža:
– organizace cesty na Super Rally, Finsko
– bere si na starost zajištění tomboly HS H‑DCM Letovice
– podá návrhy na způsoby vyúčtování sponzorských darů a možnosti jejich daňového odpočtu
– zasponzoruje pro membery v počtu cca 30ks exkluzivní trička v hodnotě cca 800Kč!
Karel Štarman:
– na starosti účast našich motorkářů na vítání léta v Moravském Krumlově
– zajištění sobotní hudební produkce na 1. Míli v Dyjákovicích
– zajištění organizace vyjížďky na hrad Svojanov, včetně prohlídky hradu na HS H‑DCM Letovice
– dále zajištění doprovodného programu HS H‑DCM Letovice
Zoja Čudová:
– zajistí prodej veškerého klubového sortimentu suvenýrů a zboží (Hlavní letní sraz H‑DCM – Letovice)
Závěr:
Sekretář klubu děkuje přítomným členům klubu za účast na výborové schůzi.